Conditions Générales d'Utilisation

1 Définitions

Dans les présentes CGU, les termes suivants ont la signification ci-après :

• « Service » : désigne la plateforme SIRH RH Connect accessible en mode SaaS, incluant l'ensemble des fonctionnalités de gestion RH (congés, absences, notes de frais, documents, entretiens, etc.).
• « Client » : désigne toute personne morale ayant souscrit un abonnement au Service pour son organisation.
• « Utilisateur » : désigne toute personne physique disposant d'un accès au Service, qu'il s'agisse d'un administrateur, d'un manager ou d'un collaborateur du Client.
• « Administrateur » : désigne l'Utilisateur disposant des droits de gestion et de paramétrage du compte Client.
• « Données Client » : désigne l'ensemble des données, informations et contenus saisis, importés ou générés par le Client et ses Utilisateurs dans le cadre de l'utilisation du Service.
• « Données Personnelles » : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, au sens du RGPD et des réglementations applicables.
• « Compte » : désigne l'espace dédié au Client sur la plateforme, accessible via des identifiants personnels.
• « Abonnement » : désigne la formule tarifaire choisie par le Client donnant accès au Service.

2 Objet et champ d'application

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles l'Éditeur met à disposition du Client le Service, ainsi que les droits et obligations des parties.

Elles s'appliquent à toute souscription et utilisation du Service, quelle que soit la formule d'abonnement choisie. Elles prévalent sur tout autre document, sauf accord écrit contraire signé par l'Éditeur.

Le Service est destiné exclusivement à un usage professionnel par des entreprises, associations ou organisations établies légalement.

3 Acceptation des conditions

L'accès et l'utilisation du Service sont subordonnés à l'acceptation expresse et sans réserve des présentes CGU. Cette acceptation est matérialisée par :

• La case à cocher lors de l'inscription au Service
• La signature électronique ou manuscrite du bon de commande faisant référence aux présentes CGU
• L'utilisation effective du Service

Le Client garantit avoir la capacité juridique pour s'engager au nom de son organisation et s'engage à faire accepter les présentes CGU par chacun de ses Utilisateurs.

4 Description du Service

RH Connect est une solution SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines) proposée en mode SaaS, comprenant notamment :

4.1. Fonctionnalités principales

• Gestion des congés et absences : demandes, validation, soldes, planning d'équipe
• Notes de frais : saisie, justificatifs, workflow de validation, remboursement
• Avances sur salaire : demandes et gestion des acomptes
• Gestion documentaire : coffre-fort numérique, contrats, attestations
• Entretiens et évaluations : campagnes d'entretiens annuels, objectifs, compétences
• Onboarding : parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs
• Annuaire et organigramme : répertoire des collaborateurs
• Suivi du temps et télétravail : pointage, feuilles de temps

4.2. Niveaux de service

Les fonctionnalités disponibles dépendent de la formule d'abonnement souscrite (Starter, Business, Enterprise). Le détail des fonctionnalités par formule est disponible sur la page tarifaire du site.

4.3. Évolutions du Service

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer le Service (ajout de fonctionnalités, améliorations, corrections). Ces évolutions ne pourront diminuer substantiellement les fonctionnalités essentielles du Service sans préavis de 30 jours.

5 Accès et inscription

5.1. Création du compte

L'inscription au Service nécessite la fourniture d'informations exactes, complètes et à jour concernant le Client et l'Administrateur initial. Le Client s'engage à maintenir ces informations actualisées.

5.2. Identifiants de connexion

Chaque Utilisateur dispose d'identifiants personnels et confidentiels. Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants et de toute utilisation faite sous ces identifiants. En cas de suspicion de compromission, le Client doit en informer immédiatement l'Éditeur.

5.3. Gestion des Utilisateurs

L'Administrateur est responsable de la création, modification et suppression des comptes Utilisateurs, ainsi que de l'attribution des droits d'accès appropriés selon les fonctions de chacun.

6 Obligations du Client

Le Client s'engage à :

6.1. Utilisation conforme

• Utiliser le Service conformément à sa destination et aux présentes CGU
• Ne pas utiliser le Service à des fins illicites ou contraires à l'ordre public
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité du Service
• Ne pas procéder à de l'ingénierie inverse, décompilation ou désassemblage du Service
• Ne pas surcharger intentionnellement l'infrastructure du Service

6.2. Données et contenus

• Garantir la licéité, l'exactitude et la pertinence des données saisies
• Disposer des droits nécessaires sur les contenus téléversés
• Ne pas introduire de contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires ou portant atteinte aux droits des tiers
• Assurer la conformité au droit du travail applicable dans la gestion RH

6.3. Sécurité

• Protéger la confidentialité des identifiants d'accès
• Signaler immédiatement toute utilisation non autorisée
• Maintenir à jour les équipements et logiciels d'accès au Service

6.4. Conformité réglementaire

Le Client demeure seul responsable du respect de ses obligations légales et réglementaires en matière de droit du travail, de protection des données personnelles de ses salariés, et de toute réglementation applicable à son activité. Le Service est un outil d'aide à la gestion et ne se substitue pas aux obligations légales du Client en tant qu'employeur.

7 Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• Fournir le Service conformément aux présentes CGU et à la formule souscrite
• Assurer la disponibilité du Service selon les engagements de niveau de service (SLA)
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Client
• Informer le Client de toute évolution majeure du Service
• Fournir un support technique selon la formule d'abonnement
• Maintenir le Service en état de fonctionnement et procéder aux corrections nécessaires
• Respecter la confidentialité des Données Client

8 Tarification et paiement

8.1. Prix et facturation

Les prix applicables sont ceux en vigueur au jour de la souscription, indiqués sur le site ou dans le devis accepté. Les prix sont exprimés hors taxes et seront majorés des taxes applicables.

La facturation est effectuée mensuellement ou annuellement selon la périodicité choisie, d'avance pour la période à venir.

8.2. Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par prélèvement automatique, carte bancaire ou virement selon les modalités convenues. Les factures sont payables à réception, sauf mention contraire.

8.3. Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne de plein droit l'application de pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours.

8.4. Révision des prix

L'Éditeur peut réviser ses tarifs une fois par an. Le Client sera informé de toute modification tarifaire avec un préavis minimum de 30 jours avant le renouvellement de son abonnement.

9 Données et propriété intellectuelle

9.1. Propriété des Données Client

Le Client demeure propriétaire de l'ensemble des Données Client saisies dans le Service. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données, si ce n'est un droit d'utilisation limité à la fourniture du Service.

9.2. Propriété intellectuelle du Service

L'Éditeur est et demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le Service, incluant sans limitation : logiciels, code source, interfaces, bases de données, marques, logos, documentation.

Le Client bénéficie d'une licence d'utilisation non exclusive, non cessible et non transférable du Service, limitée à la durée de l'abonnement et aux seuls besoins de son activité professionnelle.

9.3. Données agrégées et anonymisées

L'Éditeur peut utiliser des données agrégées et anonymisées à des fins statistiques et d'amélioration du Service, sans qu'aucune donnée ne permette l'identification directe ou indirecte du Client ou de ses Utilisateurs.

10 Protection des données personnelles

10.1. Rôles respectifs

Dans le cadre de l'utilisation du Service, le Client agit en qualité de Responsable de traitement pour les données personnelles de ses collaborateurs. L'Éditeur agit en qualité de Sous-traitant au sens du RGPD et des réglementations applicables.

10.2. Engagements de l'Éditeur en tant que sous-traitant

L'Éditeur s'engage à :

• Traiter les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client
• Garantir la confidentialité des données par son personnel
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées (article 32 RGPD)
• Ne pas faire appel à un sous-traitant ultérieur sans autorisation préalable
• Assister le Client dans le respect de ses obligations (droits des personnes, analyses d'impact, etc.)
• Notifier toute violation de données dans les meilleurs délais
• Supprimer ou restituer les données à l'issue du contrat

10.3. Localisation des données

Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union Européenne ou dans des pays reconnus comme assurant un niveau de protection adéquat. En cas de transfert hors UE, les garanties appropriées seront mises en place (clauses contractuelles types, etc.).

10.4. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée du contrat et selon les durées légales applicables. Le détail des durées de conservation est précisé dans notre Politique de confidentialité.

11 Sécurité et confidentialité

11.1. Mesures de sécurité

L'Éditeur met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux standards de l'industrie :

• Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos
• Authentification sécurisée et politique de mots de passe robuste
• Sauvegardes régulières et redondantes
• Surveillance et détection des intrusions
• Gestion des accès et traçabilité des actions
• Tests de sécurité et audits réguliers

11.2. Confidentialité

Chaque partie s'engage à maintenir confidentielles les informations de l'autre partie auxquelles elle pourrait avoir accès. Cette obligation perdure pendant 5 ans après la fin du contrat.

Cette obligation ne s'applique pas aux informations : (i) publiquement disponibles, (ii) connues préalablement, (iii) reçues légitimement d'un tiers, (iv) devant être divulguées en vertu d'une obligation légale.

12 Disponibilité et maintenance

12.1. Engagement de disponibilité

L'Éditeur s'engage à assurer une disponibilité du Service de 99,5% sur une base mensuelle, hors périodes de maintenance programmée et cas de force majeure.

12.2. Maintenance

L'Éditeur se réserve le droit d'effectuer des opérations de maintenance pouvant entraîner une interruption temporaire du Service :

• Maintenance programmée : le Client sera informé 48h à l'avance. Ces opérations seront effectuées de préférence en dehors des heures ouvrables.
• Maintenance d'urgence : en cas de faille de sécurité ou de dysfonctionnement critique, l'Éditeur peut intervenir sans préavis et en informera le Client dans les meilleurs délais.

12.3. Support technique

Un support technique est disponible selon la formule d'abonnement souscrite (email, chat, téléphone). Les délais de réponse et de résolution sont précisés dans la documentation du Service.

13 Responsabilité et garanties

13.1. Garanties de l'Éditeur

L'Éditeur garantit que le Service sera fourni avec le soin et la diligence raisonnablement attendus d'un professionnel. Le Service est fourni « en l'état » et l'Éditeur ne garantit pas que le Service répondra à l'ensemble des besoins spécifiques du Client.

13.2. Limitation de responsabilité

L'Éditeur ne pourra être tenu responsable :

• Des dommages indirects, incluant perte de chiffre d'affaires, de données, de profits, d'opportunités commerciales
• Des conséquences liées à l'utilisation ou l'impossibilité d'utilisation du Service
• De la non-conformité des pratiques RH du Client avec la législation applicable
• Des décisions prises par le Client sur la base des informations du Service
• Des dysfonctionnements liés aux équipements ou à la connexion internet du Client
• Des actions de tiers ou des cas de force majeure

13.3. Plafond d'indemnisation

En toute hypothèse, la responsabilité totale de l'Éditeur au titre du contrat est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur de responsabilité.

13.4. Force majeure

Aucune partie ne sera responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure, incluant notamment : catastrophes naturelles, pannes majeures d'internet ou d'électricité, actes de guerre, épidémies, décisions gouvernementales.

14 Durée et résiliation

14.1. Durée

L'abonnement est souscrit pour la durée initiale choisie (mensuelle ou annuelle) et se renouvelle tacitement pour des périodes identiques, sauf dénonciation par l'une des parties.

14.2. Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace d'administration, avec effet à la fin de la période d'abonnement en cours. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué.

14.3. Résiliation par l'Éditeur

L'Éditeur peut résilier le contrat :

• En cas de manquement grave du Client à ses obligations, notamment défaut de paiement ou violation des CGU, après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours
• En cas de cessation d'activité avec un préavis de 6 mois

14.4. Effets de la résiliation

À la résiliation, l'accès au Service sera désactivé. Le Client dispose d'un délai de 30 jours pour récupérer ses données (voir article 15). Les sommes dues restent exigibles.

15 Réversibilité des données

15.1. Export des données

Pendant toute la durée du contrat, le Client peut exporter ses données via les fonctionnalités d'export intégrées au Service (formats standards : CSV, Excel, PDF selon les données).

15.2. Récupération en fin de contrat

En cas de résiliation, le Client dispose d'un délai de 30 jours suivant la fin du contrat pour procéder à l'export de ses données. Passé ce délai, les données seront définitivement supprimées conformément aux obligations de protection des données.

15.3. Assistance à la réversibilité

Sur demande du Client et selon la formule d'abonnement, l'Éditeur peut fournir une assistance à la réversibilité (extraction personnalisée, formats spécifiques). Cette prestation peut faire l'objet d'une facturation complémentaire.

16 Modifications des CGU

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU. En cas de modification substantielle, le Client sera informé par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.

Si le Client n'accepte pas les nouvelles conditions, il pourra résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur. L'utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU.

17 Droit applicable et juridiction

17.1. Droit applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit sénégalais, sans préjudice des dispositions impératives du droit du pays de résidence du Client le cas échéant.

17.2. Règlement des litiges

En cas de différend, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de 30 jours, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Dakar, sauf disposition légale impérative contraire.

18 Dispositions générales

18.1. Intégralité

Les présentes CGU, accompagnées de la Politique de confidentialité et des éventuelles conditions particulières, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties.

18.2. Nullité partielle

Si une disposition des CGU s'avérait nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteraient pleinement en vigueur.

18.3. Renonciation

Le fait pour l'une des parties de ne pas exercer un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit.

18.4. Cession

Le Client ne peut céder le contrat sans accord préalable écrit de l'Éditeur. L'Éditeur peut céder le contrat à une société affiliée ou en cas de fusion-acquisition.

18.5. Notifications

Toute notification sera valablement adressée par email aux adresses renseignées par les parties, ou via l'interface du Service pour les notifications opérationnelles.